המשרד הביתי יכול לשמש כסביבת עבודה נוחה ופרודוקטיבית, אבל סביבת עבודה שאינה מתוכננת, יכולה להשפיע על התנהלות העסק שלנו ולפגום ביכולת שלנו לבצע את עבודתנו כהלכה. דמיינו את בית הקפה הקטן והמקסים בשכונה שלכם, נכון, הקפה שם יקר יותר מב"קופיקס", אבל בכל זאת אתם חוזרים לשם בכדי לשתות את הקפה שלכם. אניני הטעם יגידו שהקפה שם עשוי מפולים איכותיים שעטלף נדיר מעכל אותם ולכן הוא איכותי יותר, אבל האמת היא שבית הקפה הזה עוצב על ידי מעצב פנים שיודע ליצר סביבה מזמינה ונעימה וכנראה גם מבין דבר או שניים במיתוג. החומרים הצבעים התאורה הריחות והקולות שבבית הקפה, כולם תוכננו בקפידה על מנת שאתם תרצו לחזור לשם ולשלם יותר על הקפה שלכם. כבעלי עסק, השאיפה היא שהמשרד שלכם, המקום שבו אתם מבלים את רוב שעות היום (במיוחד אם הוא בבית), יהיה מקום שיהיה לכם נעים לשהות בו (בכדי שלא תמצאו את עצמכם קמים מהכיסא בכדי לשים כביסה, להכין קפה, ללטף את החתול והופס נגמר היום). תנו תקופת ניסיון של חודש בו תעבדו בחלל שנראה לכם הכי מתאים לעבודה. שימו לב לתאורה, מיזוג אויר, רעש, מסיחי דעת וכדומה. נסו לראות אם אתם פרודוקטיביים מספיק בחלל. ונסו לאתר בעיות שונות ולטפל בהן במהרה.
אני לעולם לא אשכח איך באחת ההרצאות במט"י (מרכז טיפוח יזמים) המרצה הסביר שכאשר אנחנו מדברים בטלפון עם לקוחות רצוי שנתלבש, נתאפר ונעמוד מול ראי מכיוון שבצד השני רואים אותנו (גם בלי לראות אותנו). הדבר נכון לגבי המשרד שלכם, גם אם אתם לא מקבלים לקוחות במשרד שלכם הם יודעים איך הוא נראה. כשאנחנו מדברים עם לקוח מתוך ארון חשוך ומדכא, הלקוח שומע זאת בקולנו, תחשבו על כל הטלמרקטיות שהתקשרו אליכם אי פעם, שומעים אותן מדברות מתוך חדר מלא בטלפניות ממורמרות, יושבות בקיוביקל אפור ומדכא. הצורה שבה אתם מתלבשים ומדברים משפיעים על הלקוח שלכם וכך גם המראה של העסק (גם אם לא באמת רואים אותנו בפועל). עיצוב נכון משפיע לא רק על התנהלות נכונה בעסק ובפרודקטיביות, אלא גם על מצב הרוח והבריאות שלנו. ומכיון שאני=העסק שלי, אם אני מרגישה טוב = העסק שלי מרגיש טוב וזה מה שהלקוח שלי רואה, אפילו דרך הטלפון.
אז לפני שאנחנו מתחילים לעצב את המשרד הביתי שלנו, עלינו לשאול את עצמנו מספר שאלות:
למה החדר ישמש אותי?
איזה סוג עבודה תתבצע בחדר?
האם לקוחות יבקרו אותי במשרד?
האם קולגות יבקרו במשרד?
אילו פתרונות אחסון אני צריך?
איזה ציוד ישמש אותי במשרד?
מהם שעות העבודה העיקריות?
התשובות לשאלות אלו יעזרו לכם בעת העיצוב מכיון שהתשובות יגדירו את סוג הריהוט, הצבעים, החומרים ושאר האלמנטים בעיצוב החדר.
השלב הבא הוא בחירת החדר המתאים לעבודה. המקום האידאלי לפתיחת משרד ביתי הוא כמובן חדר או יחידת דיור עם כניסה נפרדת, כך שיש הפרדה מוחלטת בין בית לעבודה. במציאות, רוב האנשים יבחרו את החדר הקטן ביותר בבית, במקרה הטוב, ארון במקרה הרע, שישמש כמשרד הביתי. השתדלו לבחור חדר נעים, ממוזג עם דלת וחלונות שממוקם בנפרד מחלל המגורים. מחירי הנדל"ן המטורפים במדינה, מביאים לכך שלרובנו פשוט חסר חדר שיכול לשמש כחדר עבודה ובעידן שבו יש המון עצמאים שעובדים מהבית מדובר בבעיה של ממש. אבל אל דאגה, אפילו ארון יכול להיות חדר עבודה, במידה ומסדרים אותו כמו שצריך… אבל כמובן שזה נושא לפוסט אחר (מבטיחה שגם זה יגיע).
המון פעמים אני שומעת לקוחות שאומרים לי, יש לי משרד בחדר נפרד, אבל אני מוצא את עצמי עובד בחדר האוכל. למה זה קורה? בדרך כלל יש משהו במשרד שלהם שפשוט לא עובד. בין אם זה ריהוט שמאורגן לא נכון, מחסור באור טבעי או סתם קירות לבנים ומשעממים. חדר האוכל לעומת זאת הוא מואר, מעוצב ונעים לשהייה. ברוב המקרים כשאני מציעה שחדר האוכל ישמש גם כמשרד הביתי, הם נבהלים מהרעיון המהפכני ודוחים אותו. אבל תחשבו על זה, חדר האוכל לא משמש אותנו ביום יום, הוא נועד לארוחות משפחתיות גדולות (במידה ויש שולכן אוכל במטבח). במשרד הביתי אתם עובדים יום יום… אז למה לא לותר על פונקציה שמשמשת אותנו לפעמים לטובת פונקציה שמשמשת אותנו יום יום? אל תפחדו להיות יצירתיים בבחירת מיקום המשרד הביתי, תחשבו מחוץ לקופסא ובהתאם לצרכים שלכם. זה ממש לא משנה איפה המשרד הביתי שלכם ממוקם, העיקר שהוא עובד ושאתם מסוגלים לעבוד בו.
אתם מוזמנים לספר לי מהיכן אתם עובדים היום ובאילו בעיות אתם נתקלים במשרד שלכם. מבטיחה לענות לכל אחד ואחד מכם.
